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参加者満足度 96%！
同窓会代行 特別プラン特集
同窓会代行サービス 専用メニュー
同窓会当日まで このような流れでサポートいたします
１．まずはお問い合わせください！
YORIKURUではサービス契約前の相談を無料で受け付けています。
まずはぜひ無料相談をご利用ください！
お客様のご要望をYORIKURUのサービスが解決できるか丁寧にお答えいたします。
無料相談は
・WEBミーティングシステム
・メールやチャット
・資料請求のみ
いずれの形態でもお受けいたしております。
無料！
※契約前の無料相談は初回限りです。２回目以降は料金が発生いたします（事前告知あり）
２．企画・ご契約・お打ち合わせ
お問い合わせの内容から YORIKURUのプロが簡単に企画案を作成いたします。
企画案をもとに お客様とお打ち合わせをさせていただき
本プランご契約となります。
お打ち合わせの際には より具体的な同窓会のイメージをご一緒に固めていき，
同窓団体様の在学中の雰囲気や 話題になったこと・印象的な行事をお伺いしたり，
名簿・写真などの必要な資料をお持ち寄りいただきます。
また，開催開場やプランなどもご説明の上，ご決定いただきます。
YORIKURUのオプションプランなどもご紹介いたします。
※本プラン契約以降は料金が発生いたします。YORIKURUでは基本料＋オプション課金制で柔軟なサービスを提供しています。
３．詳細決定・会場手配・準備開始
当日実施プログラムのための準備や 当日の進行表・演出内容を決定していきます。
例えば記念品や景品，映像なども必要に応じて準備します。
また，会場の手配も同時に進めていきます。
人数変更，アレルギー対応なども含めて全てYORIKURUが会場と連絡いたしますので
幹事様が直接ご連絡いただく手間を大きく省略できます。
本格的に同窓会当日に向けた準備が進みますが
幹事様は「確認」と「承認」だけでOK！ すべてYORIKURUが代行いたします。
４．参加者募集・出欠管理
いよいよ同窓会の実施情報を同窓生へ公開します！
基本的には 【同窓会団体様専用ホームページ】 を作成・公開して情報を集約します。
この他にもチラシやSNS，ハガキ等の郵便対応も可能です。
同窓生様の名簿や出欠状況・会費納入状況などは全てデジタル管理します。
そのため，幹事様には常にオンライン上でリアルタイム情報をご確認いただけます。
もちろん，ホームページや管理名簿はプライバシーに最大限に配慮して実施し，
情報漏えい対策も十分に行っております。
５．参加者確定・会費徴収
同窓会費の事前徴収を行う場合はこの段階で会費徴収を開始します。
基本的には口座振込やクレジットカード等のデジタル決済をご利用いただけます。
会費についても 参加者様区別ごとに細かく設定したり割引やステータス登録・返金対応をすることも可能です。（一部手数料を負担いただく場合があります）
出欠確認が進んできますと，当日の参加者数がある程度把握できるようになります。
人数の増減調整に関する会場との打ち合わせにつきましてもYORIKURUがお取次ぎいたします。
この他に 同窓団体様において管理したい情報や収集したいことがございましたら，専用システムを通じて情報を収集したり管理システムに情報集約したりすることも可能です
例：
-
３年生のときに特に印象に残っている行事や思い出
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学生時代の部活動・委員会活動
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当時の担任の先生やクラスのエピソード
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「もう一度会ってみたい人」「当日話してみたい人」
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当時流行っていた遊び・音楽・流行語
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同窓会でやってみたい企画や出し物のアイデア
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昔の写真や動画の提供可否
６．準備・事務作業
ここからは同窓会当日まで準備が進みます。
幹事様以外に「同窓会役員」様がいらっしゃる場合は役割分担をご一緒に行い，必要に応じて「お打ち合わせ会」をさせていただきます。
この他に，同窓会実施日午前中の学校等でのイベント企画や当日のスケジュール，お座席表や名札作り，出し物や企画等の準備，景品や参加記念品等の準備，恩師への招待状準備などの全部または一部をサポートすることが可能です。
同窓会当日も "最高の日" を作るサポートをいたします
１．会場への資材搬入
当日は 幹事様を含めて １番「かっこよく・かわいく」する準備が必要です！
どんなイベントも会場の準備には特にたくさんの時間がかかりますが
もちろん準備はYORIKURUにお任せください！！
事前にお打ち合わせしたイメージ通りの会場作りを代行いたします。
この他に，会場との必要な打ち合わせや受付準備等もお任せください！
（幹事様が中心となり 準備を"サポート"することもできれば，ご一任いただくことも可能です）
２．受付
基本的には，アーティストライブのように参加者様ごとに事前配信したQRコードを利用する「デジタル受付」を採用しています。
専用画面には受付用のQRコードだけではなく，参加者様の登録情報や会費納入情報，主催者からのお知らせなどを表示させることができます。
会場ではYORIKURUスタッフまたは団体様の受付ご担当者様が，参加者様のQRコードを読み取ることで受付処理を行います。
また，当日のお座席についても，受付後にレシートを発行してこのタイミングで公開することも可能です！
同窓会開始前からワクワク感を感じていただける 非常に人気の仕組みです！
（全てまたは一部の参加者様に紙チケットを発行するなどのアナログ受付など，柔軟な対応が可能です）
３．進行・スケジュール管理
同窓会がはじまると 盛り上がりすぎて予定通りに進まない！なんてことも。
スケジュール通りに進行できるよう しっかりサポートいたします。
司会進行役がいない場合にはYORIKURUスタッフが行うことも可能です。
予定外の事態が発生した場合などには 会場閉場時間に合わせて臨機応変に時間を調整して進行させていただきます。
幹事の皆様も ぜひごゆっくりご歓談をお楽しみください！
４．急な変更・トラブル対応
参加者の遅刻や欠席・人数変更，参加者への個別対応など，同窓会当日に発生しやすい変更事項について，幹事様に代わって状況の整理および対応のサポートを行います。
受付状況や参加者情報を確認しながら，必要に応じて関係者間の情報共有や調整を行い、現場が混乱しないよう対応いたします。
あらかじめ想定される事象についてはFAQを準備しているため，急な変更や問い合わせが発生した場合でも，その場で判断・対応できる体制が整っています。
会全体の進行を妨げることなく，幹事様や司会進行役の方が本来の役割に集中できるよう、裏側から運営を支えます。
５．片付け・事後サポート
同窓会終了後は参加者様のお見送り，会場内の片付けや備品・機材の撤収をサポートし，最後まで円滑に会を終えられるようお手伝いいたします。
また，後日参加者向けアンケートの配信を行い，運営に関するご意見やご感想を収集することも可能です。
必要に応じて，二次会に関するご案内やセッティングの補助も行いますが、基本的には運営自体は行わず，幹事様のご負担軽減を目的としたサポートに留めております。
写真については，専用サイトを通じて参加者の皆様へ共有することが可能です。
事前に定めた公開範囲のもとで配信を行い，思い出の共有を高いセキュリティのもとで安心して行える環境を整えます。
なお、同窓会運営のためにお預かりした名簿情報やアンケート結果、写真データ等につきましては、本会の運営目的以外で使用することはございません。
同窓会終了後は、一定期間をもって適切に管理・削除し、今後の利用は行いません。
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